Beschlusssammlungen ohne Standard

Die Realität der Hausverwaltung: Beschlusssammlungen ohne Struktur

Wer heute als neue Hausverwaltung eine Wohnungseigentümergemeinschaft übernimmt, kennt das Problem: Die Beschlusssammlung ist oft unvollständig, unstrukturiert oder schlicht nicht nutzbar.
Im besten Fall erhält der neue Verwalter eine digitale Textdatei – häufig ein Word-Dokument –, das keinerlei einheitlicher Logik folgt. Formatierung, Benennung, Struktur und Vollständigkeit hängen ausschließlich vom individuellen Arbeitsstil des Vorverwalters ab. Im schlechtesten Fall besteht die Beschlusssammlung aus Papierunterlagen: lose Blätter, Kopien oder handschriftliche Ergänzungen, die erst aufwendig digitalisiert, geprüft und eingeordnet werden müssen. Besonders problematisch wird die Situation dadurch, dass es selten nur einen Vorverwalter gab. In der Praxis existiert häufig eine ganze Kette von Verwaltungswechseln. Jeder Wechsel erhöht das Risiko, dass Beschlüsse fehlen, falsch übernommen wurden oder gar nicht mehr auffindbar sind. Frühere Verwalter verfügen oft selbst nicht mehr über digitale Daten, verweisen auf Archivverluste oder liefern nur unvollständige Unterlagen.

Das Ergebnis:
In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften existiert keine vollständige, lückenlose Beschlusssammlung, obwohl diese rechtlich von zentraler Bedeutung ist. Neue Verwalter sind gezwungen, mühsam zu rekonstruieren, welche Beschlüsse noch gelten, welche aufgehoben wurden und welche Regelungen tatsächlich verbindlich sind.

Juristische Grundlagen: Was das Gesetz verlangt – und was nicht

Rechtlich ist die Lage eindeutig – und zugleich erstaunlich offen.
Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt vor, dass eine Beschlusssammlung zu führen ist. Diese muss:

• chronologisch aufgebaut sein

• sämtliche gefassten Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft enthalten

• auch ältere Beschlüsse berücksichtigen, soweit sie weiterhin rechtlich relevant sind

Was das Gesetz jedoch nicht vorgibt, ist die Form der Beschlusssammlung.
Es gibt keine gesetzlichen Anforderungen an:

• ein bestimmtes Dateiformat

• eine digitale oder analoge Form

• eine technische Struktur

• eine maschinenlesbare Darstellung

Genau hier liegt das Kernproblem. Die gesetzliche Pflicht existiert – aber ohne verbindliche Standards bleibt ihre Umsetzung beliebig. Jede Hausverwaltung löst die Aufgabe anders, jede Software bildet Beschlüsse unterschiedlich ab, jede Übergabe erfolgt in individueller Form.

Diese fehlende Standardisierung steht im klaren Widerspruch zur hohen rechtlichen Bedeutung der Beschlusssammlung. Sie ist Grundlage für Verwaltungshandeln, für gerichtliche Auseinandersetzungen und für die Bewertung der Ordnungsmäßigkeit von Maßnahmen. Dennoch fehlt bis heute eine klare, zukunftsfähige Vorgabe.

Eine Vision: Ein einheitlicher digitaler Standard für Beschlusssammlungen

Die Lösung liegt aus technischer Sicht auf der Hand:
Ein einheitlicher, strukturierter, digitaler Standard für Beschlusssammlungen.

Statt individueller Word-Dokumente oder PDFs könnte ein standardisiertes Datenformat – beispielsweise auf Basis von XML – eingeführt werden. Dieses Format würde nicht den Text ersetzen, sondern ihn strukturiert abbilden:

• Datum des Beschlusses

• Art des Beschlusses

• Wortlaut

• Zuordnung zur Versammlung

• Status (gültig, aufgehoben, ersetzt)

Ein solcher Standard hätte mehrere entscheidende Vorteile:

• Nahtlose Übergabe bei Verwalterwechseln
  Die neue Hausverwaltung erhält eine Datei und kann die Beschlusssammlung vollständig übernehmen.

• Software-Unabhängigkeit
  Alle gängigen Verwaltersoftwares könnten diesen Standard importieren und exportieren, ohne proprietäre Lösungen.

• Rechtssicherheit und Transparenz
  Beschlüsse wären vollständig nachvollziehbar und eindeutig dokumentiert.

• Massive Zeitersparnis
  Keine manuelle Nachpflege, keine Rekonstruktion, keine Medienbrüche.

Technisch ist das seit Jahren problemlos möglich. Es fehlt nicht an Know-how – sondern an einer verbindlichen Grundlage.

Fazit: Warum Politik und Verbände jetzt handeln müssen

Ein solcher Standard kann und sollte nicht von einzelnen Softwareanbietern oder Hausverwaltungen allein entwickelt werden. Hier ist eine übergeordnete Instanz gefragt.

Verbände wie der Verband der Immobilienverwalter könnten eine zentrale Rolle übernehmen, indem sie:

• einen technischen Mindeststandard definieren

• politischen Druck aufbauen

• eine gesetzliche Verankerung anstoßen

Ein deutschlandweit einheitlicher Standard für digitale Beschlusssammlungen wäre ein logischer, überfälliger Schritt in Richtung moderner Verwaltung. Er würde nicht nur Hausverwaltungen entlasten, sondern auch Eigentümergemeinschaften schützen und Transparenz schaffen.

Die Digitalisierung der Hausverwaltung darf nicht bei E-Mails und PDFs enden.
Gerade zentrale Dokumente wie die Beschlusssammlung brauchen endlich eine verbindliche, zukunftsfähige Struktur.